699. La scuola a prova di privacy (Vademecum 2023 Garante Privacy)

Scheda pubblicata il 07/06/2023 e aggiornata il 07/06/2023

A seguito della crescente digitalizzazione delle scuole e di numerose sentenze intervenute, il Garante per la tutela dei dati personali (GTDP) ha pubblicato nel maggio 2023 un nuovo vademecum La scuola a prova di privacy sul trattamento di tali dati nel servizio nazionale di istruzione e formazione che amplia e sostituisce il precedente del 2016 (di cui avevamo parlato nella nostra scheda n° 302. Vademecum del Garante della privacy sul trattamento dei dati personali a scuola), sempre in conformità della normativa europea ed italiana.

Il documento è molto ampio e si compone di cinque parti e due appendici. Se ne propone una rapida sintesi.

1. REGOLE GENERALI

In questa parte sono ricordati i principi concernenti i doveri del “titolare del trattamento”, cioè l’istituzione scolastica pubblica o privata, del “responsabile del trattamento”, cioè il Dirigente scolastico e degli “incaricati del trattamento”, cioè i dipendenti amministrativi ed i docenti che inseriscono dati e debbono custodirli, nonché i diritti delle famiglie e degli alunni e degli studenti.

Si sottolinea la particolare attenzione che deve essere riservata ai “dati sensibili” quali: dati personali, genere, condizioni di salute (disabilità, DSA, particolari BES, assenze di studenti e del personale docente e non docente esonero dall’educazione motoria, etc.), condizioni religiose (si pensi alla scelta tra avvalersi o meno dell’insegnamento della religione cattolica, scelte politiche o sindacali, etc).

Si ricorda che deve essere richiesto agli interessati il consenso al trattamento ed alla “comunicazione dei dati personali”, che però non può essere negato quando si tratta di attività istituzionali che, senza tali dati, non potrebbe essere svolta e quindi non consentirebbe l’esercizio dei diritti degli interessati (ad es. comunicazione alle scuole dove l’alunno si iscrive al termine di un ciclo o dove si trasferisce, comunicazioni dei dati del personale agli uffici del lavoro e fiscali, etc.).

E’ ribadito il diritto degli interessati alla visione dei propri fascicoli personali, di inserimenti di nuovi dati e di richiesta di cancellazione di dati non necessari.

In caso di rifiuto all’esercizio di questi diritti è sempre ammesso il reclamo al Garante o il ricorso al Tribunale.

2. VITA DELLO STUDENTE

Questa è una parte assai importante e delicata, riguardando dati sensibili di minori e particolarmente sensibili per gli alunni e studenti con disabilità o con DSA.

Le indicazioni del Garante sono molto particolari e minuziose e sono frutto non solo della normativa, ma anche dalla casistica di decisioni giurisprudenziali:

• le iscrizioni che ormai vanno effettuate on line, recanti i dati sensibili e particolarmente sensibili, debbono essere custodite scrupolosamente dalla scuola e dall’incaricato che inserisce i dati;
• le scuole, come quelle paritarie, che di solito ricevono le iscrizioni in cartaceo e la documentazione degli alunni con disabilità che deve essere depositata in cartaceo anche nelle scuole statali, vanno custodite scrupolosamente;
• se taluni documenti vanno “comunicati in forma cartacea ad altra autorità” (ad es. ai Comuni per la richiesta di trasporto, assistenza per l’autonomia e la comunicazione o all’Ufficio Scolastico Regionale per la richiesta del sostegno) deve essere assolutamente evitato di indicare i nomi e cognomi degli alunni, usando al loro posto sigle o acronimi;
• qualora i docenti diano temi su situazioni personali o familiari, si deve evitare che i componimenti di ciascuno siano visionabili dagli altri alunni;
• è vietato ai docenti comunicare a soggetti esterni informazioni relative ai singoli alunni;
• quanto alle valutazioni, quelle relative alle valutazioni di ammissione alla classe successiva vanno indicate senza voti sul registro elettronico, ma con le parole  “ammesso” o “non ammesso” e sono visionabili solo dalle famiglie e gli alunni della stessa classe;
• quanto ai voti dei singoli alunni, questi vanno riportati sul registro elettronico e sono visionabili solo dalla rispettiva famiglia ed alunno;
• l’esito di valutazioni intermedie e finali che possono danneggiare gli alunni non possono essere diffusi senza l’autorizzazione delle famiglie degli studenti;
• quanto alla “diffusione”  dei risultati degli esami conclusivi del primo e secondo ciclo di istruzione, questi sono pubblicati sui “tabelloni”, riportando solo i voti dei promossi e col termine “esito negativo” per quelli non promossi, vietando in modo assoluto la pubblicazione dei voti, poiché in passato si sono verificati casi terribili di alunni e studenti che hanno subito gravi traumi psicologici, taluni dei quali hanno portato gli stessi al suicidio;
• si ribadisce che il riferimento alle “prove di verifica differenziate” sostenute dagli studenti con disabilità o con DSA non va inserito nei tabelloni, ma deve essere indicato solamente nell’attestazione da rilasciare allo studente;
• quanto alle comunicazioni alle famiglie tramite circolari, nessun riferimento deve essere fatto a comportamenti o provvedimenti concernenti singoli alunni, ma esse debbono riportare solo disposizioni di carattere generale;
• rispetto alla gestione delle mense, la scuola non deve far circolare notizie relative al tipo di pasti assunti da alunni con particolari bisogni o scelte alimentari, né se in ritardo nei pagamenti o se usufruiscono di buoni gratuiti;
• quanto agli alunni con disabilità o DSA si riporta lo specifico paragrafo:
  “Le istituzioni scolastiche devono prestare particolare attenzione a non diffondere, anche per mero errore materiale, dati relativi alla salute. Non è consentito, ad es., pubblicare online una circolare contenente i nomi degli studenti con disabilità. Occorre fare attenzione anche a chi ha accesso ai dati degli allievi con disabilità o disturbi specifici dell’apprendimento (DSA), limitandone la conoscenza ai soli soggetti a ciò legittimati dalla normativa scolastica e da quella specifica di settore, come ad es. i docenti, i genitori e gli operatori sanitari che congiuntamente devono predisporre il piano educativo individualizzato.”

3. LE NUOVE TECNOLOGIE

• In caso di bullismo operato con i mezzi elettronici, occorre segnalare alla scuola che provvede a invitare i compagni a cessare o far cessare questi eventi; in casi gravi la scuola deve informare il Garante.
• Nel caso di utilizzo di smartphone e di tablet, le immagini debbono essere usate solo per uso personale, essendo vietata la diffusione senza il consenso degli interessati; lo stesso vale per la comunicazione ad altri di immagini contenute nei propri dispositivi.
  Lo stesso vale per i genitori se trattasi di immagini dei propri figli minori, sulla cui diffusione occorre usare molta prudenza.
• Per la didattica a distanza, se le connessioni riguardano attività istituzionali, come le lezioni, non occorre informare le famiglie degli alunni per ottenerne il consenso; però occorre evitare la diffusione al di fuori della scuola e provvedere alla custodia dei dati, che anche dagli alunni debbono usare solo per le proprie necessità di studio.
• Se trattasi di attività su “piattaforma”, occorre che il dirigente scolastico stipuli un contratto con il legale rappresentante per precisare i suoi obblighi di custodia e riservatezza al di fuori dei collegamenti.
• Nel caso di gite scolastiche o saggi è legittima la ripresa da parte dei genitori, purché le immagini dei compagni del proprio figlio rimangano a circolare solo tra familiari ed amici, senza diffusione su canali e siti web.
• La registrazione di lezioni è legittima, ma occorre il consenso di quanti sono coinvolti.
  Le singole scuole, in forza della loro autonomia, possono regolamentare diversamente, purché non impediscano agli alunni con disabilità e DSA la ripresa con registratori o cellulari che siano state previste nei propri PEI e PDP per solo uso personale; se si vuole diffonderla, occorre il consenso degli interessati.
• E’ vietata invece la ripresa relativa a dinamiche ed ai comportamenti della classe.
• Quanto all’uso del REGISTRO ELETTRONICO, il gestore, che è il responsabile del trattamento dei dati, e il personale scolastico, che è incaricato dello stesso, debbono evitare la diffusione dei dati sensibili ivi contenuti.
• Per la pubblicità e trasparenza di circolari e graduatorie, occorre evitare la diffusione di dati sensibili che debbono essere custoditi a parte e ai quali comunque si può accedere in base alla l. n° 241/90 e del D.Lgs. n° 33/13.
• Quanto agli ELENCHI DEGLI ALUNNI DIVISI PER CLASSE, questi possono essere comunicati  solo alle famiglie in fase di iscrizione, fermo restando il divieto di pubblicazione dei dati particolarmente sensibili come le condizioni di salute; mentre per gli anni successivi, questi possono essere visionati dai soli alunni e famiglie della classe sul registro elettronico;
  è vietato l’uso di pubblicazione cartacea all’albo della scuola, se esiste un registro elettronico.
• Per gli SCUOLA-BUS è vietato pubblicare l’elenco o singoli nominativi di quanti lo utilizzano.
• Le TELECAMERE DI VIDEOSORVEGLIANZA debbono essere collocate solo nei posti dove si vogliono evitare furti o atti di vandalismo.
  Nel caso ad es. di laboratori o locali in cui debbono essere presenti alunni, le telecamere debbono essere spente durante la loro presenza e riattivate successivamente.
• Per la somministrazione di QUESTIONARI per ricerche, le famiglie debbono essere preventivamente informate e possono legittimamente rifiutarsi.

E’ da ricordare che ogni scuola deve approvare un piano per la sicurezza della custodia dei dati raccolti dove indicare anche le precise responsabilità.

OSSERVAZIONI

Il documento è molto ampio e aggiornato anche sui nuovi rischi dovuti all’utilizzo delle nuove tecnologie a scuola. Ma è da tener presente che la casistica completa è più ampia e delicata e che sul sito del Garante sono presenti anche delle FAQ e altri materiali utili sul tema della privacy a scuola.

Sono anche presenti in Parlamento alcune proposte di legge per migliorarla.

Vedi anche:
– la scheda n° 302. Vademecum del Garante della privacy sul trattamento dei dati personali a scuola
– FAQ e altri materiali utili del Garante sul tema della privacy a scuola

Salvatore Nocera
Nicola Tagliani
Osservatorio AIPD sull’inclusione scolastica
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